Hướng dẫn chọn máy in hóa đơn nhiệt tối ưu chi phí và nhu cầu

Hướng dẫn chọn máy in hóa đơn nhiệt tối ưu chi phí và nhu cầu kinh doanh của bạn. Có nhiều yếu tố quan trọng cần cân nhắc khi đưa ra lựa chọn, chẳng hạn như mục đích sử dụng hóa đơn. Khối lượng hóa đơn cần phải in hàng ngày. Cùng mavachso tìm hiểu và đảm bảo rằng bạn có đủ kiến ​​thức cần thiết để đưa ra quyết định mua hàng tốt nhất

Máy in nhiệt có sử dụng loại giấy thông thường không ?

Không. Loại máy in nhiệt này sẽ sử dụng loại giấy in khác biệt. Loại giấy in này sẽ sử dụng nhiệt từ đầu in tác động trực tiếp lên hóa chất trên bề mặt giấy nhiệt. Làm thay đổi màu sắc ban đầu của chúng và tạo ra các bản in. Cách in này cho tốc độ in nhanh, êm ái và đặc biệt không cần sử dụng kèm mực in. Tuy nhiên, màu sắc bản in có thể bị phai theo thời gian. Do các lớp hóa chất này kém bền, có thể bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố bên ngoài.

Máy in hóa đơn và máy in POS có phải giống nhau ?

Không. Đây là 2 thuật ngữ chỉ các hệ thống và máy in hóa đơn bán hàng khác nhau. Trên thực tế nhiều người dùng cho rằng 2 tên gọi này là cùng chỉ một dòng máy.

Máy in hóa đơn được thiết kế chuyên biệt dùng in hóa đơn cho khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả. Chúng thường sử dụng công nghệ in nhiệt và được tối ưu hóa để in văn bản và đồ họa đơn giản trên cuộn giấy nhiệt.

Máy POS là tên gọi chung cho một bộ sản phẩm bán hàng. Bao gồm: máy in hóa đơn, máy in nhãn, máy in đơn hàng nhà bếp, và 1 máy tính tiền. Điểm khác biệt chính là ở đây bạn có thể sử dụng một máy in a4 thông thường cũng có thể in hóa đơn. Hoặc một phương pháp in khác để bán hàng và tính tiền. Nên ” POS ” thường được chỉ đến một bộ gồm nhiều thiết bị phục vụ cho việc thanh toán bán hàng.

Nên mua máy in hóa đơn hay sử dụng máy in a4 ?

Về phương diện sử dụng nhiều mục đích thì máy in a4 đa dụng hơn. Ngoài in hóa đơn bán hàng thì chúng còn có thể sử dụng như một máy in văn phòng khi cần thiết. Nhưng để tối ưu hóa tốt nhất thì bạn vẫn nên chọn máy in hóa đơn chuyên dụng. Chúng in nhanh hơn, đặc biệt trong trường hợp phải in hóa đơn cho hàng loạt khách hàng. Và máy in hóa đơn thường được tích hợp tốt hơn với hệ thống điểm bán hàng (POS). Máy in hóa đơn chuyên dụng cũng nhỏ gọn hơn. Và thường tiết kiệm chi phí hơn khi in hóa đơn trong thời gian dài.

Nên chọn máy in để bàn hay dùng máy in nhiệt di động

Nếu tính chất công việc của bạn chỉ tại một điểm cố định thì máy in để bàn sẽ là lựa chọn tốt với giá rẻ. Nhưng một số công việc của doanh nghiệp cần in hóa đơn lưu động. Chẳng hạn như các dịch vụ cung cấp tại nhà, hoặc giao hàng hóa. Lúc này máy in nhiệt di động sẽ là lựa chọn tốt hơn. Chúng chạy bằng pin tích hợp trên thân máy.

Bạn sử dụng kích thước biên lai nào ?

Các máy in hóa đơn tiêu chuẩn đều hỗ trợ khổ giấy rộng 76mm. Khổ giấy này rất phổ biến hiện nay, đây được coi là khổ giấy tiêu chuẩn của giấy nhiệt. Trong khi một số model khác có thể xử lý khổ giấy 58mm hoặc khổ giấy lớn nhất là 110mm. Với khổ giấy to này sẽ được dùng cho các thiết bị chuyên dụng. Chẳng hạn như giấy in siêu âm cho máy siêu âm trong nghành y tế. Hãy cân nhắc kích cỡ theo thiết kế hóa đơn của bạn và lượng thông tin bạn cần đưa vào khi chọn kích thước máy in.

Độ phân giải máy in

Không giống như máy in tem nhiệt được nhà sản xuất công bố đầy đủ về độ phân giải. Các máy in nhiệt không được quảng cáo nhiều như vậy. Theo thông số Manual của nhà sản xuất thì các máy in hóa đơn đều có độ phân giải từ 180 dpi đến 300 dpi. Do các hóa đơn chỉ cần tạo ra các bản in hóa đơn thanh toán cơ bản nên độ phân giải cũng không quá quan trọng. Nhưng, bạn có ý định in thêm mã QR trên hóa đơn thì bạn sẽ cần phải cân nhắc chọn máy in có độ phân giải cao.

Điều cuối cùng rằng khi mua máy in hóa đơn người dùng thường chọn máy giá rẻ hơn là chọn máy in nét hơn. Nếu bạn là người cầu toàn, hãy nhìn và so sánh trực tiếp 2 bản in của 2 máy in khác nhau. Bạn sẽ thấy sự khác biệt giữa một bên là máy in hóa đơn giá rẻ và một bên dòng máy in có thương hiệu lớn.

Sử dụng kết nối nào là tốt hơn ?

USB là loại kết nối phổ biến nhất được sử dụng nhiều nhất. Tất cả những gì bạn cần làm là cắm và chạy máy in đơn giản. Máy in hóa đơn Ethernet có cổng RJ45 cho phép in qua mạng nội bộ ( trên cùng một dải mạng ). Trong khi kết nối Wi-Fi và Bluetooth cho phép in không dây ( kết nối trực tiếp với máy tính ).

Có cần sử dụng kèm với phần mềm không ?

Có. Chắc chắn bạn sẽ cần một phần mềm để có thể quản lý hàng hóa và xuất hóa đơn bán hàng.

Máy in hóa đơn có thể sử dụng in tem nhãn được không ?

Có. Hiện nay một số dòng máy ” lai ” giữa 2 tính năng. Vừa có thể in hóa đơn, vừa có thể sử dụng in tem nhãn. Tuy vậy, vì là con ” lai ” nên với mỗi kiểu in ấn sẽ bị hạn chế đi một số tính năng đi kèm. Ví dụ như máy này sẽ không có dao cắt giấy tự động. Không thể in tem nhãn khổ rộng. Nếu bạn là người dùng chỉ cần những tính năng cơ bản thì vẫn có thể sử dụng loại máy in con ” lai ” này vì chúng có giá rẻ.

Hạn chế

– Máy in nhiệt bị giới hạn bởi chiều rộng của cuộn giấy, thường là 2-4 inch.

– Giấy in hóa đơn thông thường không có keo dán ở mặt sau. Bạn sẽ cần sử dụng cuộn giấy nhiệt có keo dán đặc biệt, khiến cho tem dày hơn. Có thể không tương thích với tất cả các máy in nhiệt.

– Máy in nhiệt có thể không cung cấp độ phân giải in hoặc độ bền cần thiết cho việc in ấn tem nhãn.

Đối với nhu cầu in nhãn thường xuyên hoặc chuyên dụng, máy in tem nhãn chuyên dụng sẽ là lựa chọn tốt hơn.

Kéo dài tuổi thọ máy in hóa đơn

Để có thể bảo vệ máy in tốt hơn thì việc vệ sinh và bảo dưỡng thường xuyên là điều cần thiết. Nếu không sử dụng máy in trong thời gian dài, hãy đảm bảo ngắt kết nối máy in khỏi nguồn điện.

– Bảo dưỡng đầu in nhiệt: Dùng tăm bông thấm một lượng nhỏ cồn để nhẹ nhàng lau đường nhiệt trên đầu in cho đến khi sạch. Nhìn chung, máy in mới nên được vệ sinh sau khi in một thùng giấy.

– Vệ sinh cảm biến: Bụi có thể ảnh hưởng đáng kể đến cảm biến. Sử dụng bình khí nén để thổi sạch bụi. Nên bảo dưỡng thường xuyên.

– Vệ sinh hệ thống truyền động: Lau sạch các trục và kênh khác nhau của hệ thống truyền động bằng tăm bông hoặc vải thấm một ít cồn, sau đó lau khô.

– Bảo quản máy in ở nơi cao và thoáng mát. Tránh mọi côn trùng xâm nhập gây hại cho máy in.

Ngoài việc bảo quản máy in tốt, thì nguyên liệu sử dụng là giấy nhiệt cũng cần phải đảm bảo tốt. Bảo quản giấy in luôn ở trạng thái tốt nhất cũng là cách bảo vệ máy in của bạn. Nếu bạn chưa biết cách bảo quản giấy in nhiệt có thể tham khảo bài viết này.